Wir gehen fair und ehrlich mit unseren Stakeholdern und Geschäftspartnern um und erwarten von ihnen das Gleiche. Unsere Bücher, Unterlagen und Geschäftsberichte müssen wahrheitsgetreu, genau, objektiv, vollständig und fristgerecht geführt werden, um uns fundierte Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen.

Wir kommunizieren transparent

Wir sind transparent und kommunizieren wahrheitsgetreue Informationen auf unmissverständliche Art und Weise. Unsere Werbe-, medizinischen und Anleger-Informationen müssen vor Verwendung angemessen überprüft und genehmigt werden.

So erhalten wir solide Geschäftsbeziehungen

Wir behandeln unsere Geschäftspartner fair und ehrlich und erwarten von ihnen integres Verhalten. Bei Geschäften mit Biogen müssen Zulieferer und Geschäftspartner den Kodex befolgen.

STELLEN SIE FOLGENDES SICHER

  • Berücksichtigen Sie bei der Auswahl von Lieferanten sowohl den Marktpreis als auch Branchenstandards
  • Legen Sie alle potenziellen Interessenkonflikte offen

  • Belasten Sie die Geschäftseinheit bzw. das Projekt, der/dem die Zahlung zu Gute kommt, mit allen Zahlungen
  • Genehmigen Sie Transaktionen erst dann, wenn Sie deren Tragweite vollkommen verstanden haben und sicher sind, dass sie den Richtlinien des Unternehmens entsprechen (siehe Verantwortlichkeiten für Personen mit Genehmigungspflichten in der globalen Richtlinie für Personen mit Genehmigungspflichten – 107, Abschnitt 1.0)
  • Genehmigen Sie Zahlungen erst dann, wenn Sie die Rechnung in ihrer Gänze verstehen und mit den Rechnungsbeträgen einverstanden sind
  • Nehmen Sie Zahlungen nur entsprechend der im/in der Vertrag, Arbeitserklärung oder Rechnungen aufgestellten Zahlungsbestimmungen
  • Stellen Sie sicher, dass alle von oder im Namen von Biogen engagierten Drittparteien (z. B. Vertragsnehmer, Anbieter, Berater, HCPs, Vertriebsunternehmen usw.) vor Eingehen einer Geschäftsbeziehung der Sorgfaltspflicht genügenden Prüfungen unterzogen werden
  • Informieren Sie das zuständige Biogen-Personal, wie zum Beispiel in der Rechts-, Compliance- und Finanzabteilung, oder die Helpline über alle festgestellten Probleme

VERMEIDEN SIE FOLGENDES

  • Unzulänglich dokumentierte Zahlungen. Alle getätigten Zahlungen müssen mit ausgehandelten Vereinbarungen und Rechnungen übereinstimmen, die Art und Zweck der Transaktion vollständig und genau wiedergeben
  • Zahlungen an Unternehmen, die nicht im Originalkaufvertrag oder in der zugehörigen Rechnung aufgeführt sind
  • Weitere Infos

    • Globale Antibestechungs- und Antikorruptionsrichtlinie
    • Richtlinie zu Interessenkonflikten und externen Aktivitäten
    • Globale Richtlinie zur Vertragsprüfung
    • Globale Richtlinie zu Reisen und Spesen
    • Globale Genehmigungsrichtlinie
    • Globale Richtlinie zum Einkauf
    • Globale Richtlinie über Beihilfen, Spenden und Sponsorenschaften
    • Globale SOP für der Sorgfaltspflicht genügenden Prüfungen von Dritten

    Eine vollständige Liste aller Richtlinien finden Sie in Synapse

  • Business Intelligence und vertrauliche Informationen

    Informationen zu Wettbewerbern sind ein wertvolles Kapital in der heutigen Geschäftswelt. Wir werden niemals auf Täuschungen zurückgreifen, um solche Informationen zu erhalten. Wir müssen ebenfalls Vorsicht walten lassen, wenn wir Informationen von Dritten erhalten. Wir sollten deren Quellen kennen und sicher sein, dass sie vertrauenswürdig sind. Darüber hinaus müssen wir sichergehen, dass die an uns herangetragene Information nicht durch Gesetze zu Betriebsgeheimnissen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen geschützt ist.



    Wenn Biogen ehemalige Mitarbeiter von Konkurrenzunternehmen einstellt, erkennen wir die Verpflichtungen dieser Mitarbeiter an und respektieren, dass sie die vertraulichen Informationen ihrer ehemaligen Arbeitgeber nicht preisgeben dürfen.


    Stellen Sie, wenn bei Geschäften mit Dritten sensible oder vertrauliche Informationen im Spiel sind, sicher, dass eine Vertraulichkeitsvereinbarung abgeschlossen wurde.

    STELLEN SIE FOLGENDES SICHER

    • Verschaffen Sie sich Informationen über Wettbewerber nur mit legalen und ethisch einwandfreien Mitteln


    • Respektieren Sie die Vertraulichkeitsverpflichtungen Dritter
    • Verlangen Sie von Dritten, dass sie unsere Daten respektieren

    VERMEIDEN SIE FOLGENDES

    • Neue Mitarbeiter gewähren lassen, die Dokumente oder Computeraufzeichnungen von früheren Arbeitgebern gesetz- bzw. vertragswidrig behalten


    • Verwendung von vertraulichen Informationen, wenn keine entsprechenden Genehmigungen vorliegen
    • Sammeln von vertraulichen Informationen über Wettbewerber oder andere im Rahmen von Vorstellungsgesprächen
    • Sorgloser Umgang mit Informationen von Dritten: Stellen Sie sicher, dass sie in einwandfreier Form beschafft wurden
  • Weitere Infos

    • Globale Richtlinie zum Wettbewerbsrecht
    • Wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken zur Erhebung von Business Intelligence haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten, Vertreter der Compliance-, Rechts- oder Personalabteilung vor Ort oder die Helpline

    Eine vollständige Liste aller Richtlinien finden Sie in Synapse

  • Fragen und Antworten

    Frage:

    Ich bin Manager und eine neue Mitarbeiterin, die von einem Konkurrenzunternehmen zu uns gewechselt ist, verfügt über vertrauliche Informationen von ihrem früheren Arbeitgeber. Sie kündigte an, diese Informationen zu unserem Vorteil zu nutzen. Soll ich dies einfach übersehen und sie gewähren lassen?

    Antwort:

    Nein. Wenn ein Mitarbeiter solche Informationen behält und verwendet, ist dies nicht zulässig. Es kann zu gerichtlichen Schritten des Wettbewerbers führen. Sie müssen diese Angelegenheit mit der Rechtsabteilung besprechen, damit diese geeignete Maßnahmen ergreifen kann.

  • Korrekte und zeitnahe bekanntgaben und Führung von Geschäftsbüchern

    Unser Unternehmen unterliegt umfangreichen und komplexen Berichtsauflagen. Unsere Betriebsabläufe müssen mit den geltenden behördlichen, buchhalterischen, finanziellen, steuerlichen und anderen Regelungen und Vorschriften der Länder vereinbar sein, in denen wir geschäftlich tätig sind.



    Geschäftspartner, Regierungsvertreter, Anleger und Öffentlichkeit verlassen sich auf die Korrektheit und Vollständigkeit unserer Geschäftsberichte, Geschäftsdokumente und mündlichen Stellungnahmen. Unsere Finanzunterlagen und Konten sowie die Geschäftsberichte müssen eindeutig formuliert und vollständig sein. Sie müssen in hinreichendem Detail geführt werden und die Transaktionen sowie Aktivitäten unseres Unternehmens angemessen wiedergeben. Dies gilt auch für betriebliche Daten und Finanzunterlagen wie etwa Kosten- und Produktionsdaten, Spesenabrechnungen und Personalakten. Präzise und vollständige Informationen sind auch für uns von großer Bedeutung, da sie als Grundlage für fundierte Entscheidungen dienen.

    

Die Meldungen des Unternehmens bei der Börsenaufsichtsbehörde sowie andere öffentliche Stellungnahmen, die vom Unternehmen selbst oder in seinem Namen vorgenommen werden, müssen fair, vollständig, korrekt, zeitnah und verständlich sein. Darüber hinaus müssen unsere Buchhaltung und Finanzberichterstattung geltenden allgemein anerkannten Rechnungslegungsprinzipien und anderen Kriterien wie etwa lokalen gesetzlichen berichtsspezifischen und steuerlichen Auflagen entsprechen. Um sicherzustellen, dass die Einreichungen und die öffentlichen Bekanntgaben des Unternehmens diese Standards erfüllen, können Mitarbeiter in bestimmten Positionen aufgefordert werden, Auskunft dazu zu erteilen. Das Unternehmen erwartet von seinen Mitarbeitern, diese Verantwortung ernst zu nehmen und Anfragen im Rahmen der öffentlichen Offenlegungspflicht umgehend, aktuell, genau und umfassend zu beantworten.

    Verwaltung unserer Unterlagen

    Jeder von uns ist für die Informationen und Unterlagen in dem eigenen Arbeitsbereich verantwortlich. Daher muss sich jeder Mitarbeiter mit der jeweils geltenden Vorgehensweise zur Verwaltung von Unterlagen auskennen.



    Biogen hat eine Richtlinie und Verfahren zur Unterlagen- und Informationsverwaltung eingeführt, damit unsere Finanzunterlagen und -informationen gemäß unseren geschäftlichen Bedürfnissen sowie geltenden Gesetzen und Vorschriften ordnungsgemäß aufbewahrt, gelagert und vernichtet werden.



    Wir bewahren gedruckte und elektronische Unterlagen so lange wie nach unseren Richtlinien und geltendem Recht erforderlich auf. Bei Bedarf können wir konkrete Unterlagen jederzeit ausfindig machen und zur Verfügung stellen. Dokumente dürfen nur entsprechend unserem Aufbewahrungs- und Entsorgungszeitplan für Unterlagen vernichtet werden und keinesfalls, um einem Gerichtsverfahren, einer Untersuchung oder einem Audit zuvorzukommen. Kontaktieren Sie gern die Abteilung Unterlagen- und Informationsverwaltung des Unternehmens oder die Rechtsabteilung, wenn hinsichtlich der Angemessenheit oder der Methode der Unterlagenvernichtung Zweifel bestehen.

    STELLEN SIE FOLGENDES SICHER

    • Erstellen Sie Geschäftsunterlagen, die die Sachlage wahrheitsgetreu wiedergeben
    • Verzeichnen Sie Transaktionen nach den Vorgaben unseres internen Kontrollsystems
    • Legen Sie der Geschäftsführung fristgerechte und wahrheitsgetreue finanzielle Mitteilungen und Prognosen vor. Lassen Sie dabei auf keinen Fall relevante oder wesentliche Informationen aus und verfälschen Sie diese auch nicht


    • Verfassen Sie Ihre geschäftlichen Mitteilungen, einschließlich E-Mails, sorgfältig und eindeutig
    • Verfassen Sie alle geschäftlichen Mitteilungen in dem Bewusstsein, dass diese eines Tages öffentlich werden könnten


    • Verwalten Sie und schützen Sie Unterlagen gemäß der Sensibilität der darin enthaltenen Informationen
    • Befolgen Sie stets die Anweisungen der Rechtsabteilung, Unterlagen aufgrund von Aufbewahrungspflichten für Gerichts- oder Ermittlungsverfahren zu verwahren
    • Verstehen und befolgen Sie unsere schriftlichen Standards zum Führen von Unterlagen

    VERMEIDEN SIE FOLGENDES

    • Handlungen oder Anweisungen an andere, die dazu führen, dass unsere Geschäftsberichte unrichtig oder irreführend sind


    • Handlungen, die in irgendeiner Weise die Prüfung von Unterlagen beeinträchtigen könnten


    • Vernichtung von Unterlagen, die erhalten bleiben müssen

    In der Finanzberichterstattung hat die Befolgung externer Regelungen und Vorschriften sowie interner Richtlinien oberste Priorität. Dies ist das Fundament unserer Arbeit, die echten Mehrwert schafft, indem sie genaue und aussagekräftige Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung bereitstellt.

  • Weitere Infos

    • Globale Richtlinie zu Unterlagen und zum Informationsmanagement
    • Globale Zeitplanung für Aufbewahrung und Löschung von Unterlagen
    • Richtlinien zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
    • Globale Richtlinie zur Datenrisikoklassifizierung
    • Globale Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mail-Daten und Daten in elektronischen Kommunikationssystemen
    • Globale Richtlinie zu Reisen und Spesen.

    Eine vollständige Liste aller Richtlinien finden Sie in Synapse

  • Fragen und Antworten

    Frage:

    Am Ende eines Berichtszeitraums forderte mich mein Vorgesetzter auf, zusätzliche Ausgaben zu verzeichnen. Dabei hatten die entsprechenden Arbeiten noch gar nicht begonnen. Ich willigte ein, vor allem weil ich nicht dachte, dass es eine große Rolle spielen würde, da wir alle davon ausgingen, dass die Arbeiten im nächsten Quartal beendet sein würden. Habe ich richtig gehandelt?

    Antwort
:

    Nein, haben Sie nicht. Kosten müssen in dem Zeitraum verbucht werden, in dem sie anfallen. Bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie die Transaktion verbuchten, hatten die Arbeiten noch nicht begonnen und es waren keine Kosten angefallen. Es handelt sich um eine Falschdarstellung, die unter bestimmten Umständen als Betrug gelten könnte.