Uczciwość jest fundamentem, na którym budujemy naszą firmę. Wykazujemy się uczciwością i zdobywamy zaufanie oraz szacunek naszych partnerów i klientów dzięki działaniom podejmowanym przez wszystkich pracowników. Mówimy to, co mamy na myśli, a nasze słowa wyrażają się w czynach.

Konflikty interesów

Konflikt interesów występuje zawsze, kiedy pojawia się konkurencyjny interes mogący zaburzać Twoją zdolność do podejmowania obiektywnych decyzji. Od każdego z nas oczekuje się rozwagi oraz unikania sytuacji, które mogą prowadzić do pojawienia się nawet pozorów konfliktu.

Konflikty interesów mogą mieć charakter faktyczny lub domniemany. Ponieważ takie sytuacje nie zawsze są jasne, musisz w pełni ujawniać je swojemu kierownikowi, działowi kadr, działowi prawnemu lub korporacyjnemu działowi zgodności, abyśmy mogli podjąć odpowiednie decyzje

UPEWNIJ SIĘ, ŻE

  • Ujawniasz wszystkie szczegóły dotyczące każdej sytuacji, która mogłaby być postrzegana jako konflikt interesów
  • Aktywnie podejmujesz stosowne działania w sytuacjach, w których interesy Twoje lub Twojej rodziny mogą być sprzeczne z interesami firmy Biogen
  • Unikasz wykorzystywania swojego stanowiska lub zasobów Firmy w celu uzyskiwania osobistych korzyści

ZWRACAJ UWAGĘ NA

Sytuacje takie, jak przedstawione poniżej, stanowią typowe przykłady konfliktu interesów:

  • Autotransakcje i wykorzystywanie okazji biznesowych
    Jeżeli ze względu na zajmowane stanowisko dowiesz się o okazji biznesowej, nie korzystaj z niej do momentu uzyskania stosownego zatwierdzenia firmy Biogen. Przykładem konfliktu interesów jest również przekazywanie informacji o okazji biznesowej firmie, z której czerpie korzyści pracownik lub członek Twojej rodziny
  • Zatrudnienie w przedsiębiorstwach zewnętrznych
    Zatrudnienie lub zaangażowanie w przedsiębiorstwach zewnętrznych należy omawiać z przełożonym. Żadne zatwierdzone przedsięwzięcia prowadzone przez Ciebie lub członków Twojej rodziny nie powinny też konkurować z firmą Biogen
  • Transakcje i inwestycje finansowe
    Posiadanie przez Ciebie lub członków Twojej rodziny udziałów w przedsiębiorstwie będącym konkurentem, dostawcą, klientem lub partnerem Firmy może powodować konflikt
  • Działalność w innych organizacjach
    Nie należy obejmować stanowisk w zarządach lub radach nadzorczych naszych konkurentów, dostawców, klientów i partnerów, ani nawet wykonywać na ich rzecz prac na zasadzie wolontariatu bez stosownego zatwierdzenia
  • Relacje osobiste
    Związki uczuciowe lub osobiste mogą prowadzić do powstawania domniemanych konfliktów interesów – należy omawiać je z przełożonym i działem kadr. Pracownicy powinni ujawnić relacje osobiste z współpracownikami lub zewnętrznymi partnerami, które mogą być postrzegane jako potencjalny konflikt interesów przy użyciu odnośnika umieszczonego w Globalnej polityce dotyczącej konfliktów interesów i działalności niezwiązanej z pracą w firmie. Jeśli nie masz pewności, czy dana relacja kwalifikuje się jako konflikt interesów, omów tę sprawę z lokalnym specjalistą ds. zgodności
  • Przyjmowanie upominków
    Przyjmowanie przez Ciebie upominków lub innych korzyści o wartości wyższej niż symboliczna może stanowić konflikt interesów
  • Dowiedz się więcej

    • Globalna polityka dotycząca konfliktów interesów i działalności niezwiązanej z pracą w firmie

    Wszystkie dokumenty znajdziesz w Synapse – Intranet

  • Pytania i odpowiedzi

    Pytanie:

    Jon pracuje w zakładzie produkcyjnym Biogen. Ma trudności z pokryciem wszystkich prywatnych wydatków i rozważa podjęcie dodatkowej pracy. Znalazł idealną ofertę w firmie MegaPharma, która jest dostawcą Biogen i złożył podanie o pracę. Firma MegaPharma zadzwoniła ostatnio do niego, informując o akceptacji jego oferty. Co powinien zrobić Jon przed rozpoczęciem pracy?

    Odpowiedź:

    Jon powinien ujawnić propozycję pracy przełożonemu, aby ten mógł zdecydować, czy występuje konflikt interesów, a także określić najlepsze sposoby jego uniknięcia. Istotne jest, aby ujawnił potencjalny konflikt firmie Biogen, aby mogła ona udzielić mu pomocy w rozwiązaniu konfliktów – również tych potencjalnych.

    Pytanie:

    Moja żona zarządza firmą szkoleniowo-doradczą. Czy może złożyć firmie Biogen propozycję współpracy biznesowej?

    Odpowiedź:

    Powinieneś zgłosić ten przypadek powinowactwa swojemu przełożonemu, do działu HR bądź działu zakupów i powstrzymać się od uczestnictwa w prowadzonych przez firmę Biogen rozmowach na ten temat lub w procesie podejmowania decyzji w tej sprawie. Najważniejszym działaniem w przypadku każdego potencjalnego konfliktu interesów jest ujawnienie go, tak by możliwe było odpowiednie zarządzanie nim.

    Pytanie:

    Jeden z moich bezpośrednich podwładnych chodzi z pracownicą z innego działu. Czy jest to dozwolone?

    Odpowiedź:

    W zależności od ich ról i tego, czy mają wpływ na pracę lub sprawują nadzór nad kwestiami zatrudnienia drugiej strony (wynagrodzenie, ocena wyników itp.), taka sytuacja może tworzyć potencjalny konflikt interesów. Powinieneś zgłosić wszelkie relacje uczuciowe, jakie mają miejsce w miejscu pracy. Potencjalne konflikty interesów można zgłaszać przy użyciu odnośnika znajdującego się w Globalnej polityce dotyczącej konfliktów interesów i działalności niezwiązanej z pracą w firmie.

  • Upominki i wyrazy wdzięczności

    We właściwych okolicznościach skromny upominek może być przemyślanym podziękowaniem – może się też okazać, że posiłek będzie odpowiednią okazją do przeprowadzenia rozmowy biznesowej. Jeżeli jednak nie zachowa się ostrożności, wymiana upominków i przejawów gościnności może sprawiać wrażenie występowania konfliktu interesów — zwłaszcza jeżeli będzie zdarzać się często lub dotyczyć upominków i przejawów gościnności o znaczącej wartości. Jeżeli chodzi o upominki i przejawy gościnności, stanowisko firmy Biogen jest proste: nie przyjmujemy ani nie przekazujemy upominków czy przejawów gościnności lub jakichkolwiek innych wartościowych rzeczy, jeżeli zamiarem przekazujących je osób jest wywarcie wpływu na decyzję biznesową. Upominki w postaci gotówki i równoważników gotówki są zawsze niedozwolone. Specjalne zasady obowiązują również w przypadku pracowników służby zdrowia. Zasady te należy przestrzegać niezależnie od intencji.

    UPEWNIJ SIĘ, ŻE

    • Kierujesz się zdrowym osądem i przekazujesz oraz przyjmujesz wyłącznie upominki i przejawy gościnności, które są prawnie dopuszczalne i stanowią możliwe do przyjęcia uzupełnienie relacji biznesowych
    • Przez zaoferowaniem i przekazaniem upominków, przejawów gościnności lub jakichkolwiek innych wartościowych rzeczy, zapoznałeś się z politykami organizacji przyjmującej
    • Nie przyjmujesz przekazywanych przez kontrahentów upominków ani przejawów gościnności oraz nie uczestniczysz w oferowanych przez nich rozrywkach, jeżeli nie są one skromne i możliwe do zaakceptowania, a także jeżeli sprawiają one wrażenie łapówki mającej na celu wywarcie niewłaściwego wpływu

    ZWRACAJ UWAGĘ NA

    • Sytuacje, które mogą być kłopotliwe dla Ciebie, firmy Biogen lub odbiorcy
    • Relacje i transakcje, które mogą tworzyć wrażenie dzielonej lojalności lub wywierania niewłaściwego wpływu
  • Dowiedz się więcej

    • Globalna polityka dotycząca konfliktów interesów i działalności niezwiązanej z pracą w firmie
    • Globalna polityka weryfikacji umów
    • Globalna polityka podróży i wydatków
    • Globalna polityka zatwierdzania

    Wszystkie dokumenty znajdziesz w Synapse – Intranet

  • Pytania i odpowiedzi

    Pytanie:

    Musisz jak najszybciej poinformować swojego przełożonego lub zgłosić ten prezent do korporacyjnego działu Compliance. Być może będziemy musieli zwrócić prezent, wyjaśniając w stosownym piśmie obowiązujące w naszej firmie zasady polityki. Jeżeli prezent ma ograniczony termin przydatności lub jeśli jego zwrot jest niepraktyczny, jedną z opcji jest też rozdzielenie go między pracowników lub przeznaczenie na cele charytatywne – jednocześnie osobie, która wręczyła prezent, przesłane zostałoby stosowne pismo wyjaśniające.

    Odpowiedź:

    W trakcie negocjacji kontraktowych potencjalny nowy dostawca wspomniał, że dysponuje bezpłatnym zaproszeniem na lokalne seminarium biznesowe – zaoferował je właśnie mnie. Tak czy inaczej zastanawiałem się nad wzięciem udziału w tym seminarium, ponieważ ma ono znaczenie dla mojej pracy. Nie uzyskałbym żadnych osobistych korzyści, a zyskałaby na tym Firma – szkoda byłoby też zmarnować zaproszenie, więc planowałem się zgodzić. Teraz jednak zastanawiam się, czy to dobra decyzja.

    Pytanie:

    W trakcie negocjacji kontraktowych potencjalny nowy dostawca wspomniał, że dysponuje bezpłatnym zaproszeniem na lokalne seminarium biznesowe – zaoferował je właśnie mnie. Tak czy inaczej zastanawiałem się nad wzięciem udziału w tym seminarium, ponieważ ma ono znaczenie dla mojej pracy. Nie uzyskałbym żadnych osobistych korzyści, a zyskałaby na tym Firma – szkoda byłoby też zmarnować zaproszenie, więc planowałem się zgodzić. Teraz jednak zastanawiam się, czy to dobra decyzja.

    Odpowiedź:

    Powinieneś odrzucić ofertę. Jeżeli bierzesz udział w negocjacjach kontraktowych, nigdy nie wolno Ci przyjmować żadnych upominków w ich trakcie. Przyjmowanie upominków w trakcie negocjacji może sprawiać wrażenie przekupstwa i jest zawsze niewłaściwe.

  • Specjalne zasady dotyczące upominków i wyrazów wdzięczności w relacjach z przedstawicielami władz

    W relacjach z pracownikami instytucji publicznych, oprócz wspomnianych powyżej zasad opartych na zdrowym rozsądku, trzeba uwzględniać inne kwestie. Na całym świecie mamy obowiązek przestrzegać wielu wymogów prawnych, regulacyjnych i umownych, które dotyczą właśnie pracy z instytucjami publicznymi. Dlatego musisz zawsze upewniać się, że wiesz, czy kontaktujesz się z funkcjonariuszem publicznym lub instytucją publiczną, a także, że przestrzegasz dotyczących ich zasad.

    Dział ds. polityki publicznej i relacji z instytucjami publicznymi, dział prawny i dział zgodności zawsze chętnie pomogą Ci uzyskać odpowiedzi na pytanie dotyczące tego, kto może być funkcjonariuszem publicznym.

  • Pytania i odpowiedzi

    Pytanie:

    Mary Jones, przedstawiciel ds. nauk medycznych firmy Biogen, często pracuje z zatrudnionym w publicznym szpitalu doktorem Garym Smithem. Zbliżają się wakacje, a Mary myśli o wysłaniu doktorowi Smithowi kosza upominkowego z trzema butelkami wina i bombonierką.

    Odpowiedź:

    Mary powinna powstrzymać się od wysłania tego upominku, ponieważ nie ma on charakteru edukacyjnego, ma jednak znaczącą wartość — poza tym przekazywanie upominków pracownikom i przedstawicielom instytucji publicznych nie jest dozwolone bez uprzedniej zgody działu ds. polityki publicznej i relacji z instytucjami publicznymi oraz działu prawnego firmy Biogen. Jeżeli doktor Smith jest ponadto pracownikiem służby zdrowia, w niektórych jurysdykcjach przekazanie takiego nieedukacyjnego upominku byłoby zabronione.

    Pytanie:

    Joe pracuje w zespole IT Biogen. W trakcie niektórych projektów musi regularnie współpracować z Sally, podwykonawcą z IBM. Sally i Joe zaprzyjaźnili się, a Joe w uznaniu jej starań chciałby przekazać jej dobre bilety na mecz baseballu. Co powinien zrobić Joe?

    Odpowiedź:

    Joe powinien powstrzymać się od przekazania Sally biletów, ponieważ nie można uznać, że mają one symboliczną wartość.